Zagadnieniem, które często pojawia się na szkoleniach są „imienne listy pracowników”, tworzone przy wielu różnych okazjach i czy jest to zgodne z RODO?
Powodów dla których są potrzebne imienne listy może być wiele – lista uczestników spotkania, lista osób uczestniczących w projekcie czy np. lista osób partycypujących w zbiórkach finansowych. Z imiennych list korzystamy również w naszej firmie, podczas przeprowadzanych szkoleń. W takich momentach zdarza się, że uczestnik zadaje nam pytanie – a co na to RODO?”
Zapisy rozporządzenia unijnego bezpośrednio nie odnoszą się do tego problemu, bo ich celem nie jest regulacja indywidulanych przypadków. Odpowiedzi należy szukać na „krajowym podwórku”. Rozwiązanie zostało wskazane w wyroku Sądu Najwyższego (SN) z dnia 19 listopada 2003 r. (sygn. akt I PK 590/02) stwierdzającym, iż "najistotniejszym składnikiem zakładu pracy (przedsiębiorstwa) są ludzie, a funkcjonowanie zakładu wiąże się nierozłącznie z kontaktami zewnętrznymi - z kontrahentami, klientami (...). Dlatego pracodawca nie może być pozbawiony możliwości ujawniania nazwisk pracowników, zajmujących określone stanowiska w ramach instytucji. Przeciwne stanowisko prowadziłoby do sparaliżowania lub poważnego ograniczenia możliwości działania pracodawcy, bez żadnego rozsądnego uzasadnienia w ochronie interesów i praw pracownika (...)." W dalszej części uzasadnienia czytamy: "Imiona i nazwiska pracowników widnieją na drzwiach w zakładach pracy, umieszcza się je na pieczątkach imiennych, pismach sporządzanych w związku z pracą, prezentuje w informatorach o instytucjach i przedsiębiorstwach, co oznacza, że zgodnie z powszechną praktyką są one zasadniczo jawne.”
Dla dalszych rozważań chcę zwrócić uwagę na sformułowanie użyte w ostatnim zdaniu - „pismach sporządzanych w związku z pracą”. Ów zapis odnosi się również do różnego rodzaju list, np. obecności, osób które pobrały klucze, itp. Stanowisko SN jest następujące, jeżeli lista jest potrzebna to można ją stworzyć. Ze swojej strony dodam, iż należy pamiętać o jej zniszczeniu, gdy nie będzie już potrzebna. Zakres informacji do wykorzystania na liście jest również wskazany we wspomnianym orzeczeniu SN, gdzie wskazuje się na imię i nazwisko plus informacje związane z działalnością zawodową. Zatem taka lista, standardowo może składać się z imion i nazwisk pracowników oraz np. poświadczenia o obecności w postaci podpisu. A kiedy należy ją zniszczyć – kiedy nie będzie potrzebna, a obowiązek jej przechowywania nie będzie wynikał z innych aktów prawa, w tym Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt. Dla list w postaci elektronicznej za zniszczenie przyjmuje się usunięcie jej z kosza systemu Windows.
Na koniec pozostaje pytanie a co z listami obecności, które sprawiają tak wiele wątpliwości?
Opierając się o przedstawione orzeczenie i rekomendacje wydane przez UODO należy stwierdzić, iż na jednej stronie powinny znajdować się imiona i nazwiska pracowników oraz kolejne dni miesiąca, gdzie pracownicy powinni poświadczyć sam fakt obecności lub nie w pracy. Oczywiście delegacje można wpisywać, ponieważ jest to informacja związana z działalnością zawodową. Powody nieobecności muszą być przesyłane bezpośrednio do działu kadr bądź przełożonego danego pracownika. Zatem na liście obecności powód absencji związany z ewentualną chorobą nie może się znaleźć. Na koniec warto podkreślić, iż wspomniany wyrok SN nie odnosi się do ewidencji czasu pracy.
Comments